1. Marco Introductorio y Declaración de Legitimidad
La presente Política de Uso y Confidencialidad constituye un instrumento jurídico vinculante y de cumplimiento obligatorio para todo individuo que sea identificado como receptor de las credenciales de acceso a los sistemas de SAIN MULTISERVICIOS SAS. En el marco de la seguridad de la información corporativa, la validación del receptor no representa un mero formalismo técnico, sino el primer anillo de protección de los activos intangibles de la organización. La aceptación de estos términos mitiga de forma efectiva los riesgos de suplantación de identidad y establece una trazabilidad legal inalienable sobre las acciones ejecutadas en la infraestructura tecnológica de la empresa.
Si su identidad corresponde a la señalada en el encabezado del mensaje de remisión, usted queda formalmente acreditado como el receptor legítimo de estas credenciales. En su calidad de EL USUARIO, y en virtud de la relación contractual —sea esta de naturaleza directa o indirecta a través de terceros— con SAIN MULTISERVICIOS SAS, usted reconoce que el acceso a los sistemas constituye un vínculo sinalagmático donde la facultad de uso está supeditada a la estricta observancia de los protocolos de seguridad aquí descritos. La legitimación del usuario vincula de manera directa e inequívoca su responsabilidad personal sobre las credenciales asignadas, las cuales son el único medio autorizado para interactuar con la información de la compañía.
2. Naturaleza y Finalidad del Derecho de Uso de Credenciales
El acceso a los sistemas internos y equipos de la compañía es una facultad excepcional, estratégica y limitada, concedida exclusivamente para el desarrollo del objeto contractual. SAIN MULTISERVICIOS SAS otorga este derecho de uso bajo la premisa de necesidad mínima, lo que implica que el procesamiento de datos y la interacción con software deben ceñirse estrictamente a las funciones asignadas, salvaguardando así la integridad operativa y la estabilidad de los procesos institucionales.
De conformidad con lo anterior, el usuario y la contraseña asignados para el acceso a equipos y sistemas de SAIN MULTISERVICIOS SAS imponen las siguientes obligaciones imperativas:
- Finalidad Restringida: El uso de las credenciales debe limitarse única y exclusivamente al cumplimiento del objeto de la relación contractual derivada de los servicios contratados o prestados por o para SAIN MULTISERVICIOS SAS.
- Cumplimiento Normativo: Toda actividad realizada en el sistema debe ejecutarse dentro de los límites imperativos de la Ley colombiana y las cláusulas del contrato vigente.
El cumplimiento de este régimen de uso permitido es vital para prevenir el procesamiento innecesario de datos y asegurar que la infraestructura corporativa no sea desviada hacia fines ajenos a la misión de la organización. Cualquier uso que exceda estos límites será calificado como uso indebido, activando las facultades sancionatorias detalladas en la presente política.
3. Régimen de Obligaciones y Restricciones de Uso
Con el fin de prevenir la fuga de información sensible, proteger el know-how institucional y mitigar riesgos de competencia desleal, se establecen límites estrictos sobre el manejo del conocimiento técnico y comercial al que EL USUARIO tiene acceso. Estas restricciones son esenciales para salvaguardar la ventaja competitiva de SAIN MULTISERVICIOS SAS en el mercado.
En virtud del derecho de uso conferido, EL USUARIO asume las siguientes obligaciones de hacer y no hacer:
- Prohibición de Divulgación: No revelar, divulgar, difundir, facilitar ni transmitir, bajo cualquier modalidad o formato, a ninguna persona natural o jurídica, pública o privada, la información obtenida en ejercicio de sus funciones o mediante el uso de sus credenciales.
- Prohibición de Lucro y Beneficio de Terceros: Abstenerse de utilizar la información recibida para obtener un beneficio propio o para favorecer intereses de terceros, especialmente en contextos que configuren competencia comercial directa o indirecta.
- Cláusula de No Competencia: No utilizar la información, ni durante la vigencia del vínculo contractual ni tras su terminación, para el desarrollo, mejora o explotación de cualquier modelo de negocio que compita con las actividades de SAIN MULTISERVICIOS SAS.
- Observancia de Protocolos Internos: Utilizar el derecho de acceso siguiendo rigurosamente las reglas, manuales de procedimiento y normas de seguridad informática establecidas por la organización.
Estas prohibiciones protegen los activos intangibles y los secretos comerciales que garantizan la sostenibilidad de la empresa. Dada su naturaleza crítica, estas obligaciones tienen un carácter personalísimo e intransferible.
4. Responsabilidad Individual y Carácter Secreto de las Claves
Bajo la doctrina de la responsabilidad exclusiva y de conformidad con la Ley 527 de 1999, el uso de las credenciales de acceso asignadas constituye una firma electrónica equivalente a la firma manuscrita, la cual ampara la presunción de autoría sobre toda acción ejecutada bajo dicho usuario. El sistema de seguridad de SAIN MULTISERVICIOS SAS se fundamenta en el carácter secreto y personal de las claves.
Respecto al manejo de los accesos, se establecen las siguientes condiciones legales:
- Naturaleza Secreta e Intransferible: El derecho de uso es estrictamente personal. EL USUARIO se obliga a no divulgar su contraseña bajo ninguna circunstancia, ni de forma verbal ni escrita.
- Responsabilidad en el Manejo de Datos de Terceros (CIFIN): Una vez suministradas las claves de acceso por parte de la entidad correspondiente (incluyendo, pero no limitándose a plataformas de información financiera como CIFIN/TransUnion), EL USUARIO asume la responsabilidad total por el manejo de dicha información. Dado el carácter sensible de los datos crediticios y financieros, el usuario asume una posición de custodio con un deber de diligencia agravado.
- Presunción de Autoría y Evidencia Técnica: Se entenderá de manera absoluta que toda actividad realizada con las credenciales es de autoría exclusiva de EL USUARIO. Los registros de auditoría (logs) del sistema servirán como prueba técnica irrefutable de las acciones realizadas.
- Reserva de Facultad de Revocación: SAIN MULTISERVICIOS SAS se reserva el derecho de retirar o suspender, sin previo aviso, autorizaciones, permisos o perfiles cuando lo considere necesario para proteger la seguridad de la infraestructura o sus intereses comerciales.
5. Protocolo de Confidencialidad y Protección de Datos (Habeas Data)
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, SAIN MULTISERVICIOS SAS actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, mientras que EL USUARIO, al acceder a dicha información, asume el rol de Encargado o Usuario Autorizado, quedando sujeto a los principios de reserva, finalidad y seguridad que rigen el Habeas Data en Colombia.
Cláusula de Supervivencia de la Información: Toda información recibida en virtud del acceso concedido es de carácter estrictamente confidencial. Esto incluye secretos industriales, bases de datos de clientes, metodologías técnicas y datos financieros. El deber de confidencialidad no se extingue con la terminación del vínculo contractual; por el contrario, se establece una Cláusula de Supervivencia que extiende esta obligación por todo el plazo de la relación y por un periodo adicional de diez (10) años contados a partir de la extinción del contrato.
Esta protección decenal es una medida proporcional y necesaria para salvaguardar la estabilidad comercial y los secretos industriales cuya divulgación tardía podría aún causar perjuicios significativos a la organización. El incumplimiento de este deber de reserva faculta a la empresa para iniciar las acciones legales correspondientes.
6. Régimen Sancionatorio y Consecuencias del Incumplimiento
El incumplimiento de las disposiciones consignadas en este documento, así como la comercialización, duplicación de información confidencial o el uso indebido de los aplicativos de SAIN MULTISERVICIOS SAS, se calificará como una violación grave de las obligaciones contractuales, generando las siguientes consecuencias jurídicas:
- Terminación Automática: SAIN MULTISERVICIOS SAS queda facultada para terminar de forma inmediata la relación laboral o comercial por justa causa (según el Código Sustantivo del Trabajo o la legislación comercial aplicable).
- Acciones Legales por Perjuicios: El inicio de procesos judiciales de responsabilidad civil para exigir la indemnización por perjuicios materiales (daño emergente y lucro cesante) y perjuicios reputacionales.
- Mérito Probatorio: La presente política, junto con los registros técnicos de acceso, constituye prueba plenaria y suficiente en investigaciones internas, procesos disciplinarios o litigios judiciales derivados del uso indebido de los sistemas.
La severidad de este régimen sancionatorio responde a la necesidad de garantizar la seguridad jurídica de la empresa y la protección de los datos de terceros bajo su custodia.
7. Procedimiento de Activación y Aceptación Tácita
De acuerdo con lo previsto en la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico y mensajes de datos, la manifestación del consentimiento mediante mecanismos digitales (aceptación por clic) goza de plena validez y eficacia jurídica. Para la activación de sus credenciales, EL USUARIO deberá seguir el siguiente protocolo técnico-legal:
- Ingresar a la dirección oficial: WWW.SAIN.COM.CO.
- Digitar el nombre de usuario asignado.
- Validar la información personal requerida por el sistema.
- Aceptar formalmente la política de activación tras la lectura íntegra de estas condiciones.
Una vez diligenciados los datos y validada la información, SAIN MULTISERVICIOS SAS entenderá que EL USUARIO legítimo ha manifestado su consentimiento expreso, libre e informado, perfeccionando así este acuerdo de confidencialidad y uso. Con este acto, EL USUARIO reafirma su compromiso con los estándares de excelencia, ética y seguridad de la organización, asumiendo su rol como custodio responsable de la información corporativa.